Sumber Daya Software Aplikasi : Studi Kasus Universitas X

   Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan atau organisasi mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari, seperti menyiapkan daftar gaji, mencetak dokumen, melakukan pembayaran dan hal lainnya.  Tanpa teknologi informasi semua ini adalah kegiatan pengolahan data yang melibatkan pekerjaan manusia dan alat sederhana (kertas dan pensil) yang harus mengikuti suatu prosedur standar tertentu. 

Meskipun pada dasarnya sistem informasi manajemen dapat dilaksanakan tanpa komputer, tetapi kemampuan komputer yang membuat sistem informasi manajemen terwujud.  Masalahnya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen melainkan sejauh mana berbagai kegiatan diproses secara komputerisasi. 

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.  Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis sumber daya ini.  Dalam sistem informasi berbasis komputer, ketidak-tersediaan beberapa atau salah satu saja dari komponen sumber daya yang diperlukan untuk membentuk sistem informasi manajemen ini, akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.  Dunia usaha pun mengakui bahwa akses ke teknologi informasi modern selalu memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing yang terbatas teknologinya. 

Di era sistem informasi ini, Universitas X memanfaatkan kemampuan komputer untuk tugas-tugas pengolahan data, tetapi sebuah sistem informasi menajemen tentu saja melaksanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data, yaitu menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Pengolahan data dan penyajian informasi ini merupakan peranan Perangkat lunak (Software).

Salah satu faktor yang harus menjadi perhatian dan menjadi acuan dalam menciptakan SIM adalah fungsi software aplikasi SIM dalam menangani kegiatan-kegiatan operasional transaksi dan penyajian data (akuntansi, keuangan, aset, kepegawaian, akademik dan lainnya) termasuk laporan manajerial.  Dan faktor fungsionalitas ini, selain faktor spesifikasi teknis (stand-alone, jaringan dan internet) dan faktor spesifikasi software (jenis software aplikasi, software sistem operasi dan lainnya), adalah menentukan keberhasilan pembangunan SIM dan optimalisasi penggunaannya.

Pembatasan Masalah

Melihat dari latar belakang masalah serta memahami pembahasannya maka penulis dapat memberikan batasan-batasan pada :

1. Bagaimana sumber daya software sebagai salah satu komponen fisik teknologi informasi diimplementasikan dalam sistem informasi di Universitas X ?
2. Bagaimana hubungan sumber daya software ini dengan ketersediaan sumber daya lainnya (hardware, data, jaringan dan manusia) di lingkungan Universitas X ?

Definisi Sistem Informasi Manajemen

            Sistem Informasi Manajemen (SIM), dalam istilah yang umum dikenal orang, adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, serta sebuah bank basis data yang disebut data base.

Menurut Robert G. Murdick & Joel E. Ross, Sistem Informasi Manajemen adalah proses komunikasi dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diproses untuk menghasilkan output yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengoperasian dan pengawasan.

Joseph F. Kelly dalam bukunya “Computerized Management Information System” menulis, Sistem Informasi Manajemen adalah perpaduan Sumber daya manusia dan sumber daya data yang berbasis komputer dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien serta perencanaan bisnis.

Konsep Sistem Komputer.

Komputer lebih dari sekedar kumpulan peralatan elektronik berdaya tinggi yang melakukan berbagai tugas pemrosesan informasi.  Komputer adalah sistem, kombinasi komponen yang saling berhubungan yang melakukan fungsi dasar sistem dasar, seperti input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengendalian.  Jadi, komputer merupakan alat pemrosesan informasi bagi pemakai akhir.  Pemahaman komputer sebagai sistem komputer  penting untuk mencapai penggunaan dan manajemen komputer secara efektif.

Perangkat lunak (software) berfungsi sebagai perangkat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.  Sedangkan jenis software yang digunakan bergantung pada spesifikasi teknis yaitu jenis komputer dan jaringan yang akan gunakan, serta bergantung pada fungsionalitasnya yaitu tugas khusus apa yang ingin dicapai.

Kasus Universitas X

Dari sistem informasi yang menggunakan alat sederhana (pinsil dan kertas), sekarang Universitas X telah melaksanakan sistem informasi berbasis komputer untuk kegiatan sehari-hari seperti mengumpulkan data, mengubah, mengolah, dan menghasilkan berbagai bentuk informasi yang diperlukan organisasi.  Dengan jumlah pegawai PNS sebanyak 1746 orang di tahun 2010 ini yang tersebar di  8 Fakultas, Program Studi, Lembaga, UPT dan Biro, tak dapat dihindari lagi kebutuhan organisasi ini akan dukungan teknologi informasi untuk mengelola banyaknya data pegawai, dosen, mahasiswa, keuangan, barang milik negara dan sebagainya.  Selain untuk tujuan-tujuan strategis pimpinan puncak, pelaksanaan sistem ini juga karena telah tersedianya teknologi informasi berupa hardware, software, jaringan, data dan operator yang handal di lingkungan Universitas X.

Hardware adalah salah satu sumber daya unggulan teknologi informasi di Untiversitas X dimana peralatan baru siap digunakan saat diperlukan atau saat peralatan lama telah usang dan menjadi tidak efisien.   Adalah manajer dan pimpinan juga yang mengambil keputusan untuk mengadakan dan mengelola sumber daya hardware ini, termasuk memaksimalkan penggunaan dan meminimalkan kerugian dari segi biaya dan waktu, serta membuang dan mengganti sebelum kegiatan SIM gagal di tengah jalan.

Jaringan dan Telekomunikasi di Universitas X mutlak diperlukan.  Para pemakai komputer jaringan di Universitas X adalah mahasiswa, dosen, staf administrasi, staf keuangan dan staf lainnya dengan kemampuan komputer khusus atau terbatas.  Mereka ini bergantung pada server intranet dan internet untuk sistem operasionalnya,  menggunakan browser dan software aplikasi, serta akses dan penyimpanan data.

Software adalah perangkat penting untuk mengolah data dan menghasilkan informasi bagi manajer mengambil keputusan strateginya.  Seperti,  sistem absensi pegawai yang menggabungkan kerja mesin sidik jari dan software aplikasi TVS dalam komputer, memudahkan penghitungan jam kerja pegawai setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun untuk penilaian disiplin pegawai di lingkungan Universitas X.  Terdapat pula software aplikasi untuk sistem penggajian PNS (GPP), sistem pembayaran untuk pelaksanaan Anggaran (SPM), sistem perencanaan dan penyusunan anggaran keuangan  (RKA-KL dan DIPA), sistem pelaksanaan anggaran dan pelaporan akuntansi (SAI),  sistem manajemen barang untuk pelaksanaan anggaran dan pelaporan (SIMAK-BMN), sistem kepegawaian (Simpeg), sistem evaluasi program studi (epsbed), sistem akademik (SIA) dan lain lainnya.

Data yang akan diproses menjadi informasi dikumpulkan di masing-masing unit kerja dan diolah sendiri menjadi bentuk informasi berguna bagi unit sendiri, misalnya jumlah permintaan pembayaran gaji, honor dan sebagainya, atau menjadi informasi bagi sistem di unit kerja lain untuk melaksanakan tugasnya, misalnya melaksanakan pembayaran dan sebagainya.

Sumber Software di Universitas X.

Software yang digunakan di Universitas X diperoleh dengan cara membeli, mendapatkan gratis dari pengembang luar (pemerintah) dan dibuat sendiri oleh pegawai pengembang Universitas X.  Software sistem (Windows XP & Windows Vista) dan beberapa software aplikasi anti virus adalah sebagian sofware yang dibeli dari toko-toko software.  Software aplikasi sistem pelaksanaan anggaran dan pelaporan keuangan (SPM, SAI, SIMAK-BMN) dan aplikasi penggajian (GPP) adalah sebagian software yang didapatkan secara gratis mengunduh (download) dari situs departemen keuangan.  Software aplikasi Simpeg (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan SIA (Sistem Informasi Akademis) adalah beberapa software yang dikembangkan dan dipelihara sendiri oleh pengembang Universitas X.

Software di Universitas X berdasarkan Jenis Komputer.

Penggunaan software juga bergantung pada jenis komputer yang digunakan.  Untuk tugas yang sama sebuah software aplikasi bisa terdiri dari 3 jenis, yaitu (1) sofware aplikasi stand-alone yang dapat berjalan di komputer tanpa jaringan;  (2) software aplikasi berbasis net yang dapat dijalankan cukup jika komputer terhubung ke jaringan area lokal; dan (3) software aplikasi berbasis web yang dapat diakses melalui komputer jaringan dengan sambungan internet.

Masalah Software berbasis Jaringan.

Konsep komputer tunggal dalam sebuah ruangan yang melayani seluruh tugas-tugas komputasi organisasi telah diganti oleh sekumpulan komputer berjumlah banyak yang terpisah-pisah tetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya.  Sistem seperti ini disebut jaringan komputer. Misalnya, banyak pengguna di Untiversitas X dapat saling berbagi printer tunggal berkualitas tinggi dibandingkan memakai printer kualitas rendah di masing-masing meja kerjanya.  Mereka juga dapat mengakses dan menyimpan data dari berbagai lokasi berbeda.

Di Universitas X, sebagian besar software aplikasi khusus yang digunakan telah berbasis jaringan dan beberapa  diantaranya berbasis web, maka masalah jaringan adalah kendala yang sering muncul ketika mengoperasikan jenis software ini.  Masalah jaringan internet terkait dengan layanan akses internet dari telkomnet untuk mengakses internet.  Sedangkan masalah jaringan lokal karena tidak tersedianya instalasi hardware jaringan di unit kerja tertentu, kemungkinan, terkait kebijakan pimpinan akan pembagian jaringan komputer di lingkungan kerja.  Masalah itu bukan karena tidak tersedianya sumber daya hardware yang lengkap, mengingat tingginya belanja barang berupa segala jenis hardware komputer dengan spesifikasi terbaik yang dilakukan untad selama ini, adalah untuk memenuhi tuntutan tugas dan pekerjaan serta permintaan spesifikasi software yang sedang diimplementasikan.

Peranan Sumber Daya Manusia.

Walaupun telah lama menggunakan software aplikasi yang dikembangkan secara khusus untuk manajemen pegawai, keuangan dan lainnya, universitas ini masih juga menggunakan software aplikasi suite (paket microsof office) untuk pengolahan datanya.  Paket ini dengan kelemahan mengambil banyak tempat di hardisk komputer tetap belum bisa ditinggalkan karena mudah dipelajari dan praktis untuk data yang sederhana.  Sambil menunggu tersedianya aplikasi yang lebih khusus dari pengembang atau sedang menggunakan komputer tanpa jaringan,  jenis software ini adalah pilihan.  Dalam kasus yang jarang, pemakai tidak sabar menunggu tersedianya software dari pengembang sehingga membuat sendiri aplikasinya dengan software program seperti Visual Basic, Visual Foxpro dan sebagainya.

Sebaliknya, seringkali software aplikasi dari pengembang luar yang diintegrasikan ke dalam sistem unit kerja/fakultas tertentu tidak dapat digunakan dengan baik karena faktor sumber daya manusia.  Operator yang kurang menguasai aplikasi dan bekerja sangat lambat sering menjadi penghambat bagi sistem ketika permintaan  data dan informasi yang sangat mendesak tidak terpenuhi pada saat dibutuhkan.

Masalah Pengembangan Software di Untiversitas X.

Kecenderungan dalam pengelolaan data pada komputer masa kini adalah pengumpulan data secara online dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula. Untuk mempunyai kemampuan memperoleh dan menyediakan informasi secara online ini maka Universitas X tidak saja menggunakan aplikasi suite (paket microsoft office) dan aplikasi berbasis windows lainnya, tapi juga mengembangkan aplikasi berbasis web.  Contohnya aplikasi SIA (Sistem Informasi Akademis) yang sedang dikembangkan tahun ini oleh manajer pengembang.

Aplikasi web lainnya, Simpeg (Sistem informasi kepegawaian) yang telah dikembangkan sejak beberapa tahun yang lalu oleh pegawai pengembang Universitas X, belum diimplementasikan seperti seharusnya yaitu menyajikan informasi kepada sebanyak-banyaknya pengguna internet.  Semua data telah dikumpul dan diolah menjadi informasi. Dan software aplikasi ini hanya dipergunakan untuk kalangan sendiri sebagai bagian dari tugas sehari-hari.  Ini adalah contoh kasus yang lain,  bagaimana sebuah software yang telah selesai dikembangkan belum juga diluncurkan,  kemungkinan karena sebab-sebab  diluar masalah komputer,  yaitu masalah manajemen (non teknis) yang menjadi tanggung jawab manajer dan pimpinan untuk mencari solusinya. 

Software untuk Kepentingan Internal dan Eksternal Organisasi.

Setiap tahun Universitas X, seperti perguruan tinggi lainnya di indonesia, melakukan pelaporan kegiatan program study melalui  situs web yang dimiliki DIKTI, menggunakan aplikasi Epsbed (Evaluasi Program Study Berbasis Evaluasi diri) untuk pengisian berbagai data dari fakultas.  Adanya sistem ini membuat segala informasi dari perguruan tinggi dapat langsung diterima oleh dirjen dikti.  Penilaian Epsbed ini berpengaruh signifikan terhadap akreditasi universitas.

Laporan periodik (bulanan, triwulan, semester dan tahunan) akuntansi dan keuangan untad dengan menggunakan aplikasi SAI (Sistem Akuntansi Instansi) yang bekerja tidak terpisahkan dengan beberapa software lainnya, yaitu Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN), Surat Perintah Membayar (SPM) dan lainnya, merupakan laporan untuk kepentingan internal dan eksternal organisasi.  Laporan ini juga memberikan informasi tentang kinerja organisasi.

Kesimpulan

1.      Sumber daya software diimplementasikan dalam sistem informasi di Universitas X berdasarkan kebutuhan informasi pengguna (mahasiswa, pegawai, manajer, pimpinan puncak internal dan eksternal) yang disesuaikan dengan sistem yang dikembangkan (sistem keuangan, sistem aset, sistem pegawai, sistem akademik dan lainnya)  serta ketersediaan hardware, jaringan komunikasi, data dan manusianya (operator dan programer). 

2.      Keberhasilan SIM dan optimalisasi penggunaanya di lingkungan Universitas X sangat dipengaruhi oleh ketersediaan sumber daya (hardware, software, data, jaringan dan manusia) dimana software yang digunakan disesuaikan dengan data (fungsionalitas), spesifikasi teknis (hardware dan jaringan) dan pemakainya.

Saran

Implementasi berbagai software pendukung sistem informasi manajemen di Universitas X telah meningkatkan kualitas kerja, pelayanan pegawai dan membawa perbaikan kinerja organisasi secara keseluruhan.  Untuk mempertahankan ini disarankan :

1.      Tetap menjaga tersedianya sumber daya komputer yang mendukung SIM.

2.      Dukung selfsourcing software oleh staff atau lakukan outsourcing dengan manajemen resikonya jika lebih efisien dibandingkan mengembangkan sendiri.

3.      Segera mengimplementasikan software (seperti Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) ke dalam sistem dan melakukan pelatihan prosedur bagi pengguna termasuk membuat pedoman aplikasi (manual) yang mudah dipahami pengguna.

4.      Melakukan pemeliharaan agar sistem yang telah diimplementasikan dapat mengikuti perkembangan dan perubahan apapun yang terjadi guna mencapai tujuan penggunaanya.

DAFTAR PUSTAKA

1.                  O’Brien, James A. 2008. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.

2.                  Sanjoyo, Raden.  Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi SIM. Available at: http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id.

3.                  Ida Astuti. Sistem Informasi Manajemen.  Available at : http://simbab1.com/.

4.                  Jurusan TI Universitas Pasundan. 2006. Sistem Informasi dalam berbagai perspektif. Cetakan Pertama. Informatika. Bandung.

5.                  Siagian, Sondang P. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Cetakan Keempat. Bumi Aksara. Jakarta.

 Plw, 14 - 10 - 2010