Peran serta Pengguna dalam Pengembangan Sistem : Kasus Universitas X

Latar Belakang Masalah

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yg baru untuk menggantikan sistem yg lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yg telah ada.  Pengembangan ini diperlukan biasanya karena adanya masalah pada sistem yang lama berupa tidak efisiennya operasional sistem atau terdapat kesalahan sehingga sistem tidak dapat berjalan sesuai harapan.  Pertumbuhan organisasi menuntut perubahan-perubahan termasuk pola baru pengambilan keputusan sehingga harus pula membuat sistem yang baru.  Jika bukan karena hal itu, pengembangan sistem seringkali dilakukan karena adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

Mengapa sebuah sistem baru diperlukan ? Alasan apapun yang digunakan untuk sebuah sistem,  akan selalu terdapat beberapa ketidakpuasan terhadap prosedur pengolahan informasi yang sekarang atau akan ada rasa tidak membutuhkan sistem baru.  Permintaan-permintaan yang sudah ada atau yang diharapkan terhadap pengolahan informasi tidak dapat ditemukan sehingga diperlukan beberapa sistem baru.  Artinya mengubah prosedur pengolahan informasi yang lama dan memperbaikinya dengan cara-cara tertentu kemudian mendesain sistem baru.

Sesungguhnya, kegagalan sistem yang lama atau tidak berhasilnya sistem yang baru bergantung pada peran serta pengguna sistem dalam pengembangan sistem.  Keterlibatan pengguna karena mereka seharusnya memahami sistem yang dibuat dan kebutuhan yang mereka coba rekomendasikan untuk sistem tersebut harus diberlakukan.  Setidaknya begitulah anggapan pengembang mengenai para pengguna. Pengguna  pasti mengetahui apa kebutuhannya.  Padahal, jika tahu pun, seringkali pengguna sendiri tidak mampu merumuskan kebutuhannya menjadi notasi-notasi ilmu komputer yang dimengerti pengembang.  Sehingga pengembang sistem tidak yakin apa sebenarnya yang diinginkan dan dibutuhkan oleh pengguna sistem yang akan mereka kembangkan nanti.

Untuk menjembatani kepentingan-kepentingan pengguna dan pengembang diperlukan seorang perantara, biasanya seorang analis sistem yang tugasnya adalah menerjemahkan apa yang dibutuhkan dan diharapkan pengguna sehingga mudah dimengerti oleh anggota tim pengembangan sistem yang lain (pemrogram komputer).  Tapi dengan bantuan itu, tetap saja para pengguna belum secara utuh mengerti apa yang akan sistem lakukan bagi mereka dan baru tahu setelah perangkat lunak itu jadi.  Itu berarti perubahan dan perbaikan akan memerlukan biaya yang tinggi.  Analis sistem yang kompeten seharusnya melakukan pendekatan lain yang lebih sistematis untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna untuk sistem.

Sistem informasi Akuntasi di Universitas X adalah sistem traditional dimana perangkat lunak yang digunakan belum dapat mengintegrasikan proses dan informasi yang ada dalam organisasi, seperti keuangan, kepegawaian dan lain sebagainya.  Padahal keputusan manajemen membutuhkan informasi yang mengintegrasikan data keuangan dan non keuangan.

Dalam rangka pengembangan sistem di indonesia dari Sistem informasi tradisional ke sistem yang berbasis ERP, yaitu dari sistem informasi akuntansi menjadi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN),  banyak pihak yang berkepentingan dan akan merasakan dampak dari implementasi.  Untuk menghindari  perbedaan kebutuhan dan kepentingan antara para pengguna ataupun antara pengguna dan pengembang serta untuk keberhasilan mencapai tujuan implementasi sistem, pengguna (user) dan seluruh stakeholder ( manajer puncak, bendahara, akuntan, operator dan staf keuangan) perlu dilibatkan dalam tahap pengembangan sistem. 

Sudah seharusnya sistem yang baru ini dapat menghilangkan masalah-masalah yang biasa timbul dalam sistem yang lama.  Sistem sekarang adalah menggunakan aplikasi yang dikembangkan oleh pengembang kementerian keuangan tanpa melibatkan peran serta pengguna di satuan kerja.  Sehingga aplikasi yang diterima dirasakan kurang memenuhi kebutuhan pengguna.  Pemeliharaan sistem sulit dilakukan. Pemakai sangat tergantung kepada pengembang untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan sistem saat digunakan.  Seringkali pengembang baru memahami permasalahan yang dihadapi pengguna setelah beberapa kali konsultasi dengan pada akhirnya sedikit sekali berhasil membantu.

 

 Pembatasan Masalah

Melihat dari latar belakang masalah serta memahami pembahasannya maka penulis dapat memberikan batasan pada :

1.                  Bagaimana peran serta pengguna sistem dalam pengembangan sistem SPAN di Universitas X.

2.                  Bagaimanakah tingkat kepercayaan pengguna terhadap keberhasilan implementasi sistem yang baru dikembangkan ini ?

Definisi dan Tujuan Sistem.

                Sistem ialah kumpulan dari komponen-komponen yang berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu tugas guna mencapai suatu tujuan. Sekalipun tidak bekerja dengan sangat baik, tetap saja merupakan suatu sistem. 

Sistem harus mengarah ke suatu atau beberapa tujuan.  Apakah suatu sistem dapat memberikan ukuran waktu, daya listrik atau informasi, sistem tersebut tetap harus mengarah ke suatu tujuan.  Jika sebuah sistem tidak lagi mengarah ke sebuah tujuan, maka sistem harus diganti.Tujuan analisis dan desain sistem adalah untuk memastikan bagaimana suatu sistem bekerja dan kemudian mengambil tindakan untuk menjadikannya lebih baik. 

Dekomposisi sistem adalah proses membagi sistem menjadi berbagai bagian subsistem yang lebih kecil.  Dengan mendekomposisi subsistem, maka dapat disajikan sistem secara keseluruhan sebagai sebuah hirarki, dan melihat berbagai hubungan antara subsistem serta subsistem yang lebih tinggi tingkatannya.  Tiap subsistem bawahan melakukan satu atau lebih fungsi yang lebig spesifik untuk membantu mencapai tujuan bersama dari sistem yang lebih tinggi tingkatannya.

Pengguna dalam Pengembangan Sistem.

Pengembang sistem harus mengikut sertakan pengguna dalam keseluruhan proses pengembangan system, karena pengguna (Konsumen, staf  data entry, akuntan, manajer penjualan dan pemilik) adalah untuk siapa sistem tersebut dibangun.  Pengembang Sistem harus ingat bahwa mereka akhirnya akan mengirimkan sistem tersebut ke pengguna. Apabila sistem tersebut harus sukses, pengguna harus diikutsertakan di semua tahap pengembangannya. Pengguna akan lebih sesuai untuk menerima sistem baru, bila mereka mengkontribusi desainnya.

 

 Proses pengembangan Sistem.

Secara garis besar, proses pengembangan sistem terdiri dari langkah-langkah yang seringkali disebut dengan System Development Life Cycle (SDLC) seperti berikut ini :

1.                  Planning. 

Tahapan ini meliputi proses perencanaan pembuatan perangkat lunak, perkiraan dana yang dibutuhkan, dan mendapatkan gambaran tentang proses bisnis klien.

2.                  Analysis,

Tahapan ini, tim pengembang akan melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh klien, analisis terhadap proses bisnis klien dan kemudian mengajukan sebuah solusi yang mengatasi persoalan tersebut.

3.                  Design.

Pada tahap ini para pengembang sistem akan melakukan pemetaan dari hasil analisis menjadi sebuah rancangan sebagai landasan dalam proses implementasi.

4.                  Implementasi.

Dalam tahapan ini, para pengembang perangkat lunak akan membuat program dengan mengacu kepada hasil perancangan yang telah dibuat.

5.                  Testing.

Tahapan ini berguna untuk memeriksa apakah perangkat lunak tersebut telah memenuhi semua persyaratan (requirement) yang telah ditentukan, dan apakah perangkat lunak tersebut telah bebas dari semua bugs (kesalahan) yang dapat mengganggu kinerja sistem.

Sistem Informasi Akuntansi dan Pengguna Akhirnya.

Subsistem SIA (sistem informasi Akuntansi) memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.  SIA terdiri atas 3 subsistem: (1) sistem pemrosesan transaksi, (2) sistem buku besar/pelaporan keuangan; dan (3) sistem pelaporan manajemen.

Pengguna akhir (end user) dibagi dalam dua kelompok umum; eksternal dan internal.  Pengguna eksternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak, pemasok dan pelanggan.  Pengguna internal meliputi bank, SEC dan IRS yang akan menerima informasi dalam bentuk laporan keuangan, pengembalian pajak serta berbagai laporan lainnya yang secara hukum wajib dibuat oleh perusahaan.

Beberapa keputusan manajemen membutuhkan informasi yang mengintegrasikan data keuangan dan non keuangan.  Informasi yang terintegrasi semacam itu, jika memang dapat disediakan, biasanya berasal dari SIA dan SIM yang terpusat dan yang berfungsi secara independen.

Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP).

Aplikasi ERP, Perencanaan sumber daya perusahaan, dikenal sebagai sistem informasi kelas dunia, menjanjikan banyak hal bagi kalangan industri yang ingin memenangkan persaingan pasar secara global. 

Sebagai sebuah perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh fungsi yang ada dalam sebuah perusahaan (keuangan, manajemen persediaan, manufaktur, dll), penggunaannya yang sangat luas diharapkan mampu memberikan solusi bagi perusahaan yang mengaplikasikannya.  Kemampuan ERP mengintegrasikan proses dan informasi juga diharapkan membawa perbaikian pada proses bisnis perusahaan.

                                                                                                               

Pengembangan SPAN di Indonesia.

            Reformasi birokrasi di Kementerian Keuangan terus berjalan, dan dua aspek penting dalam keberhasilan sebuah proses reformasi digarap dengan sungguh-sungguh, yaitu aspek sumber daya manusia dan sistem.  Penyempurnaan-penyempurnaan terus dilakukan. Termasuk penyempurnaan sistem manajemen informasi keuangan. Sekarang sedang dibangun oleh Ditjen Perbendaharaan, Ditjen Anggaran dan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan adalah sistem pengelolaan keuangan negara yang terintegrasikan yang disebut dengan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). Sistem ini akan diimplementasikan tahun 2012 nanti.

 SPAN adalah sistem manajemen keuangan yang terintegrasi dan terotomasi secara penuh dan mempunyai data base yang terpusat. Nantinya, SPAN akan mengintegrasikan fungsi-fungsi yang ada di dua unit eselon I Kementrian Keuangan, yakni Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran dalam bentuk pemanfaatan database tunggal yang terintegrasi serta single entry system. SPAN dibangun dengan basis Enterprise Resource Planning (ERP) Oracle Solutions yang telah digunakan pada berbagai institusi publik ke banyak negara. Penggunaan database tunggal yang terintegrasi dan terotomasi, diharapkan akan mereduksi potensi permasalahan yang timbul akibat dari perbedaan data yang digunakan. 

Tujuan Pengembangan SPAN.

Tujuan SPAN ini untuk mewujudkan efisiensi, keamanan manajemen data dan pelaporan finansial yang komprehensif.  Persiapan SPAN sendiri telah rampung dilakukan. Saat ini, SPAN tengah berada di fase pembangunan, yang meliputi penetapan kerangka hukum, tata kelola dan proses pengadaannya.

SPAN merupakan satu sistem yang terintegrasi.  Mulai dari perencanaan (RKA-KL) sampai dengan proses pelaporan keuangan pemerintah pusat. SPAN itu dapat dijadikan sebagai sistem inti dari pengelolaan keuangan Negara, baik untuk sisi penerimaan maupun sisi belanja. Terdapat perubahan sangat mendasar pada sistem pengelolaan keuangan Negara jika SPAN ini diberlakukan. Perubahan tersebut meliputi business process improvement yang dilakukan terkait dengan peningkatan fungsi pengelolaan kas (cash management), penerapan akuntansi basis akrual (accrual accounting), peningkatan sistem pembayaran, manajemen penerimaan serta peningkatan dalam sistem dan mekanisme pelaporan keuangan dan manajerial.  Akurasi, validitas dan kecepatan informasi adalah suatu kebutuhan nyata, baik bagi keperluan internal maupun eksternal.

Tahap Pengembangan SPAN.

SPAN sendiri sedang memasuki tahap pembuatan aplikasi.  Setelah fase pembangunan selesai akan segera dilakukan panduan ke pengguna dalam hal ini DJA, DJPBN (KPPN & Kanwil), dan Satuan kerja pada 5 kementerian/lembaga.  Untuk itu koordinasi dan komunikasi yang sudah terjalin baik harus ditingkatkan lagi, sehingga dapat menghasilkan suatu sistem yang responsif dan handal seperti yang diharapkan.

SPAN yang tengah dikembangkan ini tidak akan dapat berjalan dan sukses jika tidak didukung oleh semua pihak.  Dibutuhkan dukungan yang kuat dari seluruh stakeholder.  Dan sebagai ruh reformasi, SPAN tidak akan pernah berjalan tanpa didukung oleh sumber daya manusia yang handal.

Karena sistem baru ini harus memperhatikan muatan lokal ke-Indonesiaan dan karakteristik birokrasi atau lembaga pemerintah, maka dilakukan survei sekaligus panduan dan pendampingan atas informasi/data yang dibutuhkan terkait infrastruktur TI pada masing‐masing lokasi.

Peran serta pengguna di Universitas X

Pengembangan sistem dari sistem lama (Sistem informasi Akuntansi) ke sistem baru (SPAN) yang akan diimplementasikan di Universitas X pada tahun 2012, dengan dipandu oleh tim konsultan pengembang dari DJA dan DJPBN, telah melalui tahap planning (perencanaan) dan analisis. Analisa yang dilakukan adalah kebutuhan informasi pengguna, permasalahan yang terdapat dalam sistem lama dan kendala yang dihadapi pengguna selama ini serta bagaimana proses pengelolaan informasi selama ini.

Dilakukan pula (1) pemetaaan lokasi pengguna akhir (end user), (2) memperkirakan dan menghitung kebutuhan material bagi instalasi jaringan LAN, (3) Mengumpulkan informasi baik pengguna, jaringan LAN beserta infrastruktur TI yang ada pada masing‐masing lokasi.   Perencanaan, analisa dan desain seperti itu dilakukan karena setiap unit kerja memiliki karakteristiknya masing-masing.

Keberhasilan SPAN.

Negara Vietnam dan korea adalah contoh negara berkembang yang telah mengimplementasikan ERP, yang telah dibangun dengan mengikuti standar internasional. Sementara di indonesia Sistem berbasis ERP seperti ini adalah sebuah proyek besar dengan investasi yang tidak sedikit, dimana pembangunannya juga sesuai dengan standar internasional dan Bank Dunia serta proses bisnis yang berlaku di Ditjen Perbendaharaan.

Karena masing-masing negara memiliki perbedaan, penyesuaian dimungkinkan untuk menampung kebutuhan lokal tersebut.

Meskipun kurangnya contoh keberhasilan implementasi di sektor publik.  Tapi dengan diikutsertakannya para pengguna akhir dalam mendesain sistem ini telah meningkatkan rasa percaya pengguna terhadap keberhasilan implementasi dan tujuannya.

Kesimpulan

1.      Peran serta para pengguna dalam pengembangan SPAN di Universitas X adalah ikut merumuskan kebutuhan dan permasalahan dalam sistem dan perangkat lunak.

2.      Para pengguna telah meningkat kepercayaannya terhadap keberhasilan implementasi sistem yang baru ini setelah ikut serta merumuskan kebutuhan informasinya.

Saran

Sebenarnya implementasi ERP sangat sulit  karena penerapannya yang terintegrasi.  Setiap satker harus mempersiapkan keahlian para penggunanya karena meningkatnya tanggungjawab yang harus dibeban satker.  Seperti contoh , keterlambatan di sebuah satker dapat mempengaruhi sistem yang ada di pusat.

DAFTAR PUSTAKA

1.                  Jogiyanto. 2005.  Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset. Jogyakarta.

2.                  Hall, James A. 2007. Sistem Informasi akuntansi. Buku 1. Salemba Empat. Jakarta.

3.                  Romney, Marshall B. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Salemba Empat. Jakarta.

4.                  Kumorotomo, Wahyudi. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Cetakan ke 5. Gajah Mada. Jogyakarta.

 Plw, 1-12-2010